Как зарегистрироваться в ЕИС: пошаговая инструкция и полезные советы

Зачем нужна регистрация в ЕИС

Для работы на государственном рынке закупок, компаниям и индивидуальным предпринимателям требуется пройти регистрацию в Единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС). Этот ресурс, расположенный по адресу zakupki.gov.ru, служит основным источником официальной информации о проводимых тендерах в рамках законодательства 44-ФЗ и 223-ФЗ.

ЕИС объединяет всю цепочку закупочного процесса — от публикации плана закупок и конкурсной документации до заключения контрактов и размещения протоколов. Без регистрации в системе участник попросту не сможет подать заявку и претендовать на заключение контракта.

Регистрация в ЕИС необходима, поскольку без неё организация не сможет:

• участвовать в государственных закупках, проводимых по Федеральному закону №44-ФЗ;
• участвовать в конкурсах на капитальный ремонт по Постановлению Правительства РФ №615;
• участвовать в закупках по Федеральному закону №223-ФЗ, если эти закупки ограничены участниками из числа малого и среднего предпринимательства (МСП).

Кроме того, поставщик, успешно зарегистрированный в ЕИС, автоматически получает аккредитацию на ряде основных федеральных электронных торговых площадок, используемых для госзакупок. Это значит, что не нужно отдельно проходить аккредитацию на каждой из них – данные передаются из ЕИС напрямую. К таким площадкам относятся:

• Сбербанк-АСТ;
• РТС-тендер;
• Российский аукционный дом (электронная площадка Lot-online);
• АО «Электронные торговые системы» (известна как площадка Росэлторг);
• Национальная электронная площадка (НЭП);
• Агентство госзаказа Республики Татарстан (площадка Заказ.рф);
• Единая электронная торговая площадка (ЕЭТП);
• ЭТП Газпромбанка;
• ТЭК-Торг.

Когда и сколько времени занимает регистрация

Приступить к регистрации в ЕИС можно в любое время, однако не рекомендуется откладывать этот процесс на последний момент. Желательно пройти все необходимые шаги минимум за несколько дней, а лучше за одну-две недели до планируемого участия в первом тендере. Пока регистрация не завершена полностью, Вы не сможете подать заявку на участие в закупке, поэтому важно иметь временной запас.

Что касается сроков самой процедуры, формально на регистрацию в ЕИС может потребоваться до 16 рабочих дней. На практике же многое зависит от вашей предварительной подготовки. Если у вашего руководителя и организации уже есть готовые учетные записи на Госуслугах, электронная подпись получена, а все системы работают без сбоев, регистрацию удается пройти существенно быстрее (иногда за 1–3 дня на основных этапах). Тем не менее учитывайте, что финальная аккредитация на площадках может занять еще несколько дней. Таким образом, планируйте начало процесса регистрации заранее, ориентируясь на возможную длительность до двух-трех недель в худшем случае.

Что понадобится для регистрации (чек-лист)

Перед началом процедуры убедитесь, что у вас подготовлено всё необходимое для успешной регистрации в ЕИС:

1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) на имя руководителя организации. У руководителя (генерального директора) должна быть действующая квалифицированная ЭП, выпущенная на его имя (именно на того человека, который значится руководителем в выписке ЕГРЮЛ). Если подписи нет или она просрочена, ее следует заранее получить в аккредитованном удостоверяющем центре (через Федеральную налоговую службу).
2. Электронные подписи для ответственных сотрудников – при необходимости. Если планируется, что в процессе закупок помимо руководителя будут участвовать другие сотрудники (например, подавать заявки, участвовать в электронных аукционах, подписывать контракты от имени компании), для них также желательно оформить КЭПы.
3. Действующие доверенности на сотрудников – при необходимости. На тех работников, которым руководитель делегирует право работать в ЕИС и на электронных площадках от имени организации, должны быть оформлены доверенности. Убедитесь, что они готовы и актуальны.
4. Запас времени. Процесс регистрации многоэтапный и может занять от нескольких дней до 2–3 недель. Рекомендуется начинать не менее чем за 3–16 дней до даты, когда вам потребуется подать первую заявку на тендер.
5. Контактные данные технической поддержки. Под рукой желательно иметь телефоны или электронную почту служб поддержки портала Госуслуг, ЕИС и соответствующих электронных торговых площадок. Это пригодится в случае сбоев, ошибок на сайте или других затруднений в ходе регистрации.
6. Терпение и внимательность. Регистрация требует тщательного заполнения данных и соблюдения всех технических требований. Будьте готовы уделить время и внимательно отнестись к деталям, чтобы избежать ошибок и повторных попыток регистрации.

Пошаговая инструкция регистрации в ЕИС

Регистрация поставщика в ЕИС проходит в четыре основных этапа. Ниже приводится пошаговая инструкция, следуя которой можно самостоятельно пройти всю процедуру.

Шаг 1. Регистрация руководителя на портале Госуслуги (ЕСИА)

Первым делом необходимо, чтобы руководитель организации имел подтвержденную учетную запись на едином портале государственных услуг ЕСИА (Госуслуги). Если у генерального директора еще нет учетной записи на gosuslugi.ru, ему нужно зайти на портал и зарегистрироваться как физическое лицо. При регистрации заполняются личные данные руководителя, а затем требуется подтвердить личность – это можно сделать несколькими способами (через интернет с помощью имеющейся КЭП, обратившись с паспортом в центр обслуживания типа МФЦ, либо иным доступным методом). Только после подтверждения личности аккаунт на Госуслугах считается подтвержденным и может использоваться для дальнейших шагов.

Важно отметить, что регистрироваться на портале Госуслуг должен именно руководитель организации (первое лицо компании). Нельзя поручить этот шаг заместителю, бухгалтеру или другому сотруднику – система ЕИС в дальнейшем будет принимать только учетную запись самого руководителя. Если планируется, что работу с закупками в будущем будут выполнять не только руководитель, но и другие сотрудники компании, то им также необходимо заранее обзавестись подтвержденными учетными записями на Госуслугах (на свое имя).

Шаг 2. Создание профиля организации на Госуслугах

После того как у руководителя есть подтвержденная учетная запись физического лица, следующий шаг – зарегистрировать вашу компанию на портале Госуслуги. Для этого руководитель в своем личном кабинете Госуслуг должен создать профиль организации (юридического лица или индивидуального предпринимателя):

• На сайте Госуслуг в личном кабинете нужно перейти в меню управления учетной записью (для этого достаточно кликнуть по имени пользователя в правом верхнем углу).
• В появившихся опциях выбрать раздел для добавления сведения о новой организации (создание профиля юридического лица или ИП).
• Заполнить необходимые данные о компании. Многие поля подтянутся автоматически по ИНН из государственных реестров, однако может потребоваться дополнить информацию вручную. Следуйте инструкциям портала, чтобы завершить регистрацию профиля организации.

После создания учетной записи организации на Госуслугах в профиль компании можно (и желательно) добавить сотрудников, которым будет разрешено работать с закупками от имени организации. Это делается в разделе «Сотрудники» профиля юрлица: требуется ввести данные каждого нужного сотрудника и назначить ему соответствующие полномочия и права доступа. Например, можно указать, кто из них сможет готовить и отправлять заявки, подписывать документы, управлять карточкой организации в ЕИС и т.д. Если вы не добавили сотрудников сразу при регистрации профиля, сделать это можно и позднее. Однако при добавлении пользователей очень важно корректно настроить их права. Ошибки на этом этапе чреваты тем, что сотрудник не сможет войти в ЕИС или выполнять необходимые действия, и исправление неправильно назначенных прав займет дополнительное время.

Обратите внимание, что после подачи сведений профиль организации на Госуслугах проходит проверку уполномоченными органами. Верификация данных компании может занять до 5 рабочих дней. Только после того, как статус профиля юрлица на Госуслугах изменится на подтвержденный, вы сможете перейти к следующему этапу – регистрации непосредственно в ЕИС. Рекомендуется проверить через несколько дней, подтвердился ли профиль (обычно информация о подтверждении приходит в личный кабинет Госуслуг или на электронную почту руководителя).

Шаг 3. Регистрация организации на портале ЕИС

Когда учетные записи руководителя и организации на Госуслугах готовы и подтверждены, можно переходить к созданию учетной записи компании в самой системе ЕИС. Данный этап включает в себя две части: настройку рабочего места (компьютера) для работы с порталом и заполнение заявки на регистрацию организации в ЕИС.

Настройка рабочего места (ПК) для работы с ЕИС

Для работы на портале ЕИС требуются определенные настройки компьютера и браузера, связанные с использованием электронной подписи. Перед началом регистрации убедитесь, что ваш компьютер настроен согласно требованиям ЕИС:

• Современный браузер с поддержкой шифрования TLS. Рекомендуется использовать актуальную версию браузера, например Яндекс.Браузер, который поддерживает необходимые криптографические протоколы.
• Добавление сайтов в доверенные узлы. В настройках браузера следует добавить адреса gosuslugi.ru и zakupki.gov.ru в список доверенных сайтов. Это нужно для корректной работы компонентов безопасности.
• Установлен криптопровайдер. На компьютер должна быть установлена и настроена программа-криптопровайдер: либо КриптоПро CSP версии 4.0 и выше, либо аналогичная система, например ViPNet CSP версии не ниже 4.2. Убедитесь, что установленная версия сертифицирована и поддерживается.
• Установлен плагин для браузера. Для использования электронной подписи через браузер необходимо установить специальный модуль. Например, для работы с КЭП используется плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in версии 2.0 и выше (доступен на сайте КриптоПро или портала zakupki.gov.ru). После установки плагина его нужно включить в настройках браузера.

Настройка рабочего места может показаться технически сложной. В помощь пользователям некоторые удостоверяющие центры и ИТ-компании предлагают автоматизированные средства установки необходимых компонентов (специальные установщики). Вы можете воспользоваться подобным инструментом, чтобы упростить процесс (важно скачивать программы только из доверенных источников). В итоге на вашем компьютере должны быть установлены все перечисленные программы и выполнены настройки безопасности, необходимые для работы с порталом ЕИС.

После того как компьютер настроен правильно, при входе на страницу личного кабинета участника закупок на сайте ЕИС вы будете автоматически перенаправлены на страницу авторизации через портал Госуслуг. То есть вход в ЕИС осуществляется посредством учетной записи ЕСИА. Если перенаправление не происходит либо вместо этого вы видите ошибки типа

• «Неподдерживаемый протокол»,
• «Не удается отобразить страницу»
• «Этот сайт не может обеспечить безопасное соединение»,

это свидетельствует о некорректной настройке рабочего места. Необходимо еще раз проверить все требования (см. список выше) и устранить недостатки. Если после самостоятельной проверки проблема не решается, стоит обратиться в техническую поддержку портала ЕИС за консультацией.

Создание учетной записи участника закупок в ЕИС

Когда технические требования выполнены, можно приступать непосредственно к регистрации организации на портале ЕИС. Процедуру должен выполнять руководитель компании, так как для подачи заявки понадобится его электронная подпись.

Алгоритм действий следующий:

• Зайдите на сайт ЕИС и выберите вход в личный кабинет участника закупок. Система переадресует вас на страницу авторизации Госуслуг, где нужно войти под учетной записью руководителя (той самой, которую вы создали на Шаге 1). Портал ЕСИА запросит ввод логина/пароля и, возможно, подтверждение входа через СМС или иным способом, после чего вернет вас обратно на сайт ЕИС.
• После успешной авторизации в ЕИС начнется процесс создания профиля участника. Система предложит выбрать тип участника закупок: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо. Выберите соответствующую категорию (для компании обычно это юридическое лицо).
• Далее портал запросит разрешение импортировать данные организации с Госуслуг. Необходимо дать согласие, чтобы ЕИС могла автоматически получить основные сведения о вашей компании из профиля, созданного на портале ЕСИА.
  Важно!
  К этому моменту профиль организации на Госуслугах должен быть уже подтвержден (см. Шаг 2 выше). Если профиль юрлица еще не прошел проверку, ЕИС не сможет зарегистрировать компанию полноценно – в таком случае будет создан только профиль физического лица (самого руководителя), что не даст возможности участвовать в торгах от имени организации.

После импорта данных откроется электронная анкета участника закупок (заявка на регистрацию в ЕИС). Часть полей анкеты будет заполнена автоматически на основании данных из государственных реестров и вашего профиля на Госуслугах. Например, ЕИС обычно подставляет официальное название организации, адрес местонахождения, ОГРН, ИНН, КПП, а также прилагает выписку из ЕГРЮЛ (для юрлица) или ЕГРИП (для ИП).
Внимательно проверьте автоматически внесенные сведения на корректность и актуальность. Среди наиболее распространенных ошибок, с которыми сталкиваются на этом этапе: неверно указан руководитель (например, если в ЕГРЮЛ еще числится старый директор, а не текущий), ошибочные даты государственной регистрации компании, отсутствие прикрепленной актуальной выписки из ЕГРЮЛ или другие расхождения. Если обнаружились неточности, следует при возможности исправить данные (например, загрузить свежую выписку, если поле доступно для редактирования) либо приостановить процесс и обновить сведения в реестрах (в случае устаревших данных об организации).

Далее заполните оставшиеся обязательные поля анкеты, которые не заполнились автоматически. Как правило, нужно указать контактную информацию организации (телефон, адрес электронной почты), банковские реквизиты, а также значение максимальной суммы контрактов, которые ваша компания планирует заключать (эта информация используется для целей учета и может потребоваться в анкете). Все данные следует вводить внимательно, без ошибок и опечаток.

На следующем этапе система предложит проверить и подтвердить данные руководителя. Убедитесь, что в полях указаны корректно его должность (например, генеральный директор), полномочия (основание, по которому он действует – устав, доверенность, приказ о назначении и т.п.) и ФИО. Контактные сведения руководителя (телефон, email) также нужно заполнить, если требуется.

ЕИС также позволяет одновременно зарегистрировать (добавить) других сотрудников, которые будут работать с системой от имени компании. Если на Шаге 2 вы привязали сотрудников к учетной записи организации на Госуслугах, то при заполнении заявки в ЕИС сможете выбрать и добавить этих пользователей в профиль участника. Для каждого добавленного сотрудника нужно будет указать его роль/должность и права доступа в рамках работы в ЕИС. Вы можете сейчас включить всех необходимых сотрудников, либо пропустить этот шаг и добавить их уже после завершения регистрации через интерфейс личного кабинета. Однако добавление сразу может сэкономить время, при условии что все данные готовы.

После того как все сведения внесены, внимательно проверьте всю анкету целиком – как информацию об организации (название, реквизиты, адрес, документы), так и данные по руководителю и сотрудникам. Убедитесь, что нигде нет ошибок или пропущенных полей. Далее можно переходить к финальной отправке заявки: система предложит подписать сформированное заявление электронной подписью руководителя. Подпишите заявление с помощью КЭП (для этого на компьютере должны корректно работать установленные криптосредства) и отправьте данные на обработку. Заявка на регистрацию организации в ЕИС будет отправлена в обработку оператору системы.

Шаг 4. Аккредитация на электронных торговых площадках

После отправки заявки остается дождаться ее обработки и аккредитации компании. Процесс происходит следующим образом: сначала оператор ЕИС проверяет поступившие данные. Если всё заполнено корректно и у проверяющих органов не возникает вопросов, ваша организация будет включена в Единый реестр участников закупок (ЕРУЗ) – по сути, это подтверждение успешной регистрации в системе. Как правило, внесение в ЕРУЗ происходит достаточно быстро (обычно в течение одного рабочего дня). Статус заявки можно отслеживать в личном кабинете ЕИС: после одобрения регистрационные данные компании станут активны.

Далее начинается автоматическая синхронизация информации с электронными торговыми площадками. Сведения о вашей организации из ЕРУЗ передаются на те самые федеральные ЭТП, перечисленные ранее. После завершения этой интеграции ваша компания считается аккредитованной на каждой из площадок и получает возможность заходить на них и работать (подавать заявки на торги, подписывать контракты и пр.). Формально на интеграцию отводится около суток, однако на практике обмен данными может занять до пяти рабочих дней. Некоторые площадки (например, РТС-тендер или Сбербанк-АСТ) высылают уведомления на электронную почту о том, что ваша аккредитация подтверждена. Но делают так не все платформы, поэтому рекомендуется самостоятельно проверить статус: через несколько дней после регистрации зайдите в личный кабинет ЕИС и убедитесь, что напротив названий всех 8 площадок стоит отметка о действующей аккредитации. Также можно пробовать авторизоваться непосредственно на сайтах площадок под своим сертификатом: до завершения интеграции система не будет пускать вас, а после успешной аккредитации вход станет доступен.

Возможные трудности при регистрации и как их преодолеть

Процесс регистрации в ЕИС включает множество шагов, и на каждом из них могут возникнуть нюансы. Ниже перечислены распространенные трудности и рекомендации, как их решить:

• Отсутствие у руководителя действующей электронной подписи. Без квалифицированной ЭП на имя директора невозможно ни подтвердить личность на Госуслугах через интернет, ни подписать заявку в ЕИС.
  Решение: заблаговременно получить квалифицированный сертификат ключа электронной подписи для руководителя в одном из аккредитованных удостоверяющих центров (через систему ФНС). Убедитесь, что сертификат выпущен именно на текущего руководителя компании.
• Учетная запись руководителя на Госуслугах не подтверждена. Если аккаунт ЕСИА не прошёл процедуру подтверждения личности, то на шаге авторизации в ЕИС возникнет препятствие – система не допустит непроверенный профиль.
  Что делать: завершить подтверждение учетной записи руководителя до начала регистрации в ЕИС (через МФЦ, Почту России, использование КЭП или другие методы, предлагаемые порталом Госуслуг).
• Профиль организации на Госуслугах ещё не подтвержден или заполнен с ошибками. В этой ситуации при попытке регистрации в ЕИС система не сможет подтянуть данные юрлица. Часто результат – создаётся только профиль физлица, а регистрация компании откладывается.
  Решение: дождаться завершения проверки профиля организации в ЕСИА (как упоминалось, до 5 дней) и убедиться, что все данные в нём корректны. Начинать шаг регистрации на ЕИС стоит только после получения подтверждения, что профиль юрлица на Госуслугах активен и верен.
• Технические ошибки при настройке компьютера. Например, пользователь сталкивается с сообщениями типа «неподдерживаемый протокол» или браузер не реагирует на подключение подписи. Такие проблемы указывают на неверную настройку ПО.
  Решение:перепроверить все пункты настройки рабочего места – наличие нужного браузера, установленных криптопровайдера и плагина, добавление сайтов в доверенные. Обновите (при необходимости) версии программ до актуальных. Если самостоятельно решить проблему не удаётся, рекомендуется обратиться в техподдержку ЕИС или консультанта, хорошо знакомого с настройкой крипто-средств.
• Неправильно назначены права сотрудников в профиле. Этот нюанс выявляется уже после регистрации, когда сотрудник пытается войти в ЕИС, а система ему отказывает. Причина – при добавлении пользователя ему не были даны нужные полномочия либо допущена ошибка (например, не привязан сертификат сотрудника).
  Как избежать: тщательно назначайте права и роли каждому сотруднику на этапе добавления в профиль (на Госуслугах и/или в ЕИС). Если ошибка выявилась позднее, исправить её можно, отредактировав настройки профиля организации (добавив или скорректировав данные сотрудника) – но это затраты времени, которых лучше избежать внимательностью с самого начала.
• Некорректные сведения об организации в заявке. Если в ЕГРЮЛ или в заполненной анкете ЕИС содержатся ошибки (например, указана старая фамилия руководителя, неверно введены реквизиты, не приложена необходимая выписка из реестра), рассмотрение заявки затянется или ей может быть отказано.
  Рекомендация: перед подачей внимательно проверяйте все данные о компании. Убедитесь, что учредительные документы и сведения в государственных реестрах актуальны (особенно данные о руководителе и адресе). Загрузите актуальные версии документов, если это требуется формой заявки. Это повысит шансы на успешную регистрацию с первого раза.
• Задержка с аккредитацией на торговых площадках. После одобрения заявки в ЕИС участники часто ожидают немедленного доступа ко всем ЭТП, однако синхронизация может занимать до нескольких дней.
  Совет: не планируйте участие в торгах на те же дни, когда вы завершили регистрацию. Лучше иметь в запасе хотя бы неделю: например, если регистрация завершена сегодня, то первый аукцион планируйте не ранее чем через 5–7 дней. Также самостоятельно проверяйте факт аккредитации на каждой площадке (через личный кабинет ЕИС или пробный вход) и не полагайтесь только на письма на email.

Пройдя все перечисленные этапы и соблюдая рекомендации, ваша организация будет успешно зарегистрирована в ЕИС и аккредитована на федеральных электронных торговых площадках. Это откроет доступ к участию в государственных тендерах на всех ключевых площадках без дополнительных регистраций. После этого вы сможете полноценно работать в системе госзаказа: находить интересующие закупки, подавать заявки, заключать контракты, а при необходимости — оформлять банковские гарантии для обеспечения исполнения этих контрактов. Желаем успехов в торгах!